Política de tratamiento de datos personales

1. OBJETIVO La presente Política establece los criterios aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación y supresión de los datos personales tratados por Doomax S.A.S., así como los procedimientos mediante los cuales sus titulares pueden ejercer sus derechos. Doomax S.A.S. realizará el tratamiento conforme al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, incorporado en el Decreto 1074 de 2015, la Ley 527 de 1999 cuando se empleen mensajes de datos o medios electrónicos, y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. 2. ALCANCE Esta Política se aplica a las bases de datos y archivos físicos o digitales administrados por Doomax S.A.S. que contengan información de personas naturales, incluidos: - Clientes, compradores y usuarios del sitio web. - Personas que soliciten información, atención o soporte. - Titulares que presenten peticiones, quejas, reclamos o solicitudes. - Proveedores, contratistas, aliados y demás terceros relacionados con Doomax S.A.S. - Candidatos, trabajadores o colaboradores, cuando corresponda. - Cualquier persona natural cuyos datos sean tratados en desarrollo de una relación legal, contractual, comercial u operativa. 3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Razón social: Doomax S.A.S. NIT: 900.571.329-1 Dirección: Cra. 30 #10-147, Yumbo, Valle del Cauca, Colombia Sitio web: doomax.com.co Responsable de contacto: Juan José Ordóñez Teléfono y WhatsApp: +57 315 544 1165 Correo electrónico: doomaxdigital@gmail.com 4. DEFINICIONES - Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales. - Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de esta Política, la forma de consultarla y las finalidades del tratamiento. - Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento. - Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. - Dato privado: información que, por su naturaleza íntima o reservada, solo resulta relevante para su titular. - Dato público: información que no sea semiprivada, privada o sensible y que pueda ser conocida sin reserva legal. - Dato semiprivado: información que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a su titular y a un grupo determinado de personas. - Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos datos sobre salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, vida sexual y datos biométricos. - Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable. - Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o las finalidades y condiciones del tratamiento. - Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. - Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión. - Transferencia: envío de datos personales a otro responsable ubicado dentro o fuera de Colombia. - Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia. 5. PRINCIPIOS APLICABLES - Legalidad: el tratamiento se sujetará a la legislación colombiana aplicable. - Finalidad: los datos serán tratados para propósitos legítimos, específicos e informados al titular. - Libertad: salvo las excepciones legales, el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada. - Veracidad o calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. - Transparencia: el titular podrá obtener información sobre la existencia y el tratamiento de sus datos. - Acceso y circulación restringida: los datos solo estarán disponibles para las personas autorizadas o habilitadas legalmente. - Seguridad: se adoptarán medidas razonables para prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. - Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deberán conservar la reserva de la información, incluso después de terminar su relación con Doomax S.A.S. 6. DATOS QUE PODRÁN SER RECOLECTADOS Según la interacción del titular con Doomax S.A.S., podrán recolectarse: - Nombres y apellidos. - Tipo y número de identificación. - Dirección de entrega o facturación. - Ciudad, departamento y país. - Correo electrónico. - Número telefónico o de WhatsApp. - Información necesaria para gestionar pedidos, pagos, facturación, entregas, cambios, devoluciones, garantías y solicitudes. - Historial de compras, productos consultados y comunicaciones. - Información suministrada en peticiones, quejas, reclamos o solicitudes. - Datos de navegación, dirección IP, identificadores técnicos y datos obtenidos mediante cookies o tecnologías similares, cuando se utilicen. - Información contractual, comercial, contable o tributaria de proveedores, contratistas y terceros, cuando corresponda. Doomax S.A.S. no almacenará datos completos de tarjetas de crédito o débito cuando el pago sea gestionado directamente por una pasarela o proveedor independiente. En ese caso, el tratamiento realizado por dicho proveedor estará sujeto también a sus propias políticas de privacidad y seguridad. 7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO 7.1. CLIENTES, COMPRADORES Y USUARIOS - Crear, administrar y autenticar cuentas de usuario. - Registrar, verificar y procesar compras, pedidos y solicitudes. - Gestionar pagos, facturación, recaudos y obligaciones contables o tributarias. - Confirmar pedidos y comunicar su estado. - Coordinar el alistamiento, despacho, transporte y entrega de productos. - Compartir con operadores logísticos la información estrictamente necesaria para realizar una entrega. - Gestionar cambios, devoluciones, garantías, retractos y reversiones de pago. - Atender consultas, peticiones, quejas, reclamos y solicitudes. - Contactar al titular por correo electrónico, teléfono, WhatsApp u otros canales suministrados, cuando sea necesario para ejecutar una compra o atender una solicitud. - Prevenir fraudes, suplantaciones, operaciones no autorizadas y riesgos de seguridad. - Conservar soportes de operaciones y comunicaciones para cumplir obligaciones legales, contractuales y probatorias. - Analizar internamente el funcionamiento del sitio, la experiencia de compra y la demanda de productos. - Realizar encuestas de satisfacción y mediciones de calidad. - Enviar publicidad, promociones, novedades o recomendaciones únicamente cuando exista autorización o habilitación legal. - Elaborar perfiles básicos de preferencias o hábitos de compra para personalización y mercadeo, cuando el titular haya sido informado y resulte legalmente procedente. - Cumplir requerimientos de autoridades administrativas o judiciales. 7.2. PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y ALIADOS - Evaluar, iniciar, mantener y finalizar relaciones contractuales o comerciales. - Verificar requisitos jurídicos, técnicos, comerciales y financieros. - Gestionar contratos, órdenes, pagos, facturas, certificaciones y obligaciones tributarias. - Mantener información de contacto y antecedentes de la relación comercial. - Atender auditorías, consultas y requerimientos legales. - Prevenir riesgos de fraude, corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo cuando resulte legalmente aplicable. - Cumplir las demás finalidades directamente relacionadas con la relación contractual autorizada. 7.3. CANDIDATOS, TRABAJADORES Y COLABORADORES Cuando Doomax S.A.S. recolecte información para procesos de selección o relaciones laborales, podrá tratarla para: - Evaluar perfiles y gestionar procesos de selección. - Verificar la información suministrada. - Formalizar, ejecutar y finalizar relaciones laborales o contractuales. - Cumplir obligaciones laborales, de seguridad social, tributarias y de seguridad y salud en el trabajo. - Atender requerimientos administrativos o judiciales. - Conservar la información durante los términos exigidos por la legislación aplicable. La entrega de información para un proceso de selección no obliga a Doomax S.A.S. a celebrar un contrato con el titular. 8. AUTORIZACIÓN Salvo las excepciones legales, Doomax S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada antes de tratar datos personales. Podrá obtenerla: - Por escrito. - De forma oral, cuando pueda conservarse prueba de su otorgamiento. - Mediante casillas de aceptación en el sitio web. - A través de mensajes de datos o medios electrónicos, conforme a la Ley 527 de 1999. - Mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular otorgó su consentimiento. El silencio no se considerará autorización. Al solicitarla se informarán el tratamiento, sus finalidades específicas, el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores, los derechos del titular y la identificación y contacto del responsable. Doomax S.A.S. conservará prueba de la autorización y permitirá su consulta cuando el titular la solicite. No será necesaria en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: - Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. - Datos de naturaleza pública. - Casos de urgencia médica o sanitaria. - Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. - Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. 9. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE MENORES DE EDAD El suministro de datos sensibles es facultativo. Doomax S.A.S. solo los tratará cuando sean necesarios, exista una finalidad legítima y se cuente con autorización explícita, salvo excepción legal. El sitio web está dirigido a personas con capacidad legal para comprar. Doomax S.A.S. no busca recolectar directamente datos personales de niños, niñas o adolescentes. Si excepcionalmente fuera necesario tratar datos de un menor, se respetarán su interés superior y derechos fundamentales, se tendrá en cuenta su opinión según su madurez y se solicitará autorización a su representante legal. 10. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS Doomax S.A.S. podrá transmitir datos a terceros que presten servicios necesarios para su operación, tales como proveedores tecnológicos, alojamiento web, comunicaciones, atención al cliente, facturación, pagos, prevención de fraude, analítica o logística. Estos terceros actuarán como encargados cuando traten información por cuenta de Doomax S.A.S. y deberán utilizarla únicamente para las finalidades autorizadas, cumplir las obligaciones legales aplicables y adoptar medidas adecuadas de seguridad y confidencialidad. Cuando un tercero determine independientemente las finalidades y medios del tratamiento, actuará como responsable y deberá informar al titular sus propias condiciones. Las transferencias o transmisiones internacionales, si llegaran a realizarse, se sujetarán a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Doomax S.A.S. también podrá suministrar información por obligación legal, orden judicial o requerimiento válido de autoridad competente. 11. DERECHOS DE LOS TITULARES El titular podrá: - Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. - Solicitar prueba de la autorización, salvo que legalmente no sea necesaria. - Ser informado sobre el uso dado a sus datos. - Acceder gratuitamente a los datos objeto de tratamiento, en los términos legales. - Presentar consultas y reclamos. - Solicitar la supresión o revocar la autorización cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. - Modificar o retirar su autorización para comunicaciones comerciales. - Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Doomax S.A.S. La revocación o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, sea necesaria para cumplir una obligación vigente o deba conservarse por mandato legal. Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, quien actúe por estipulación a favor de otro y el representante legal de un menor, previa acreditación de la calidad correspondiente. 12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS El titular o la persona legitimada podrá consultar su información mediante el correo doomaxdigital@gmail.com o los demás canales señalados en esta Política. La solicitud deberá contener: - Nombre completo del titular. - Número de identificación. - Datos de contacto para recibir la respuesta. - Descripción clara de la información consultada. - Documentos que acrediten la representación, cuando corresponda. La consulta será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuera posible responder en ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial. 13. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS Cuando el titular considere que su información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, desee revocar su autorización o advierta un posible incumplimiento, podrá presentar un reclamo mediante el correo doomaxdigital@gmail.com o los demás canales señalados. El reclamo deberá incluir: - Nombre e identificación del titular. - Descripción de los hechos. - Dirección física o electrónica para recibir la respuesta. - Documentos que sustenten la solicitud. - Acreditación de la representación, cuando corresponda. Si el reclamo está incompleto, Doomax S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las deficiencias. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin recibir la información, se entenderá que desistió. Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al interesado. Recibido el reclamo completo, se incorporará en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Permanecerá hasta la resolución. El reclamo será atendido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recepción completa. Si no fuera posible resolverlo, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento inicial. El titular o sus causahabientes podrán presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio únicamente después de agotar la consulta o el reclamo ante Doomax S.A.S. 14. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD Doomax S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso, divulgación o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso estará limitado a personas autorizadas y terceros que necesiten conocer la información para cumplir las finalidades informadas. Aunque Doomax S.A.S. procurará proteger adecuadamente la información, ningún sistema electrónico puede garantizar seguridad absoluta. Si se presenta un incidente que pueda afectar los derechos de los titulares, se aplicarán los procedimientos legales y se informará a las autoridades o personas afectadas cuando resulte obligatorio. 15. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES El sitio podrá utilizar cookies y tecnologías similares para permitir su funcionamiento, recordar preferencias, mantener sesiones, analizar el tráfico, mejorar la experiencia y, cuando exista autorización, personalizar contenidos o comunicaciones. El usuario podrá administrar o bloquear las cookies desde su navegador o mediante las herramientas de consentimiento disponibles. El bloqueo de cookies estrictamente necesarias puede afectar algunas funcionalidades. Cuando una cookie permita identificar directa o indirectamente a una persona, la información asociada se tratará conforme a esta Política. 16. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, administrativas o probatorias aplicables. Cumplida la finalidad y vencidos los términos legales, la información será eliminada, anonimizada o sometida a medidas que impidan su utilización para finalidades no autorizadas, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarla. 17. MODIFICACIONES Y VIGENCIA Esta Política entra en vigor desde su publicación en doomax.com.co y permanecerá vigente mientras Doomax S.A.S. realice tratamiento de datos personales. Doomax S.A.S. podrá modificarla por cambios legales, regulatorios, operativos o tecnológicos. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas por un medio adecuado antes de su implementación y, cuando impliquen nuevas finalidades, se solicitará nueva autorización si la ley lo exige. La versión vigente estará disponible en la dirección tratamiento-de-datos del sitio web doomax.com.co. DOOMAX S.A.S. NIT 900.571.329-1 Cra. 30 #10-147, Yumbo, Valle del Cauca, Colombia Contacto: Juan José Ordóñez · +57 315 544 1165 · doomaxdigital@gmail.com